Configuración de transferencia a Archivo

Configuración de transferencia a Archivo
Para configurar las transferencias en SeguiPuerto, tenemos que entrar en el panel de administración que tenemos en pantalla, en nuestras credencias, y en el menú que aparece a nuestra derecha, en la opción listado de procedimientos. Al pinchar en él, nos aparece esta pantalla de búsqueda para buscar los tipos cuya transferencia queremos configurar. Podemos buscar por materia.

En el desplegable, por ejemplo, contratación. Al seleccionar una materia, se nos despliega también la submateria asociadas a ella. En este caso, contratación.

Y en la parte inferior de la pantalla nos aparece los tipos que están asociados a esa submateria. La transferencia se puede configurar hasta nivel de tipo, no a nivel de subtipo. Cuando ya tenemos recuperado, cuando hemos encontrado los tipos cuya transferencia queremos configurar, tenemos que fijarnos en dos cosas.

Una, a la derecha, que el tipo esté activo, es decir, que esta casilla azul esté marcada, y que se permita editar. Si quiero configurar la transferencia de un contrato administrativo especial, me voy al botón Editar, que hay a la derecha, y me aparece una serie de campos. El ID del tipo que quiero configurar, su descripción, sus códigos si así lo tienen, la normativa que le afecta, los subtipos que están asociados con él.

Veo que no los puedo eliminar, que está desactivada la opción de eliminar estos subtipos. Y dos desplegables en la parte inferior. El primero, política de transferencia al archivo, y el segundo, política de archivo.

En el primero vamos a configurar la transferencia de la comunidad productora cuando se cierra el expediente, cuando se finaliza el expediente, al archivo. La transferencia no significa, en este caso, tenemos que tenerlo en cuenta, no significa transferencia física, no es movimiento de ficheros correspondientes a un expediente. De un depósito, de un repositorio a otro depósito, significa simplemente transferencia de responsabilidad.

Los ficheros correspondientes a un expediente siguen estando en el mismo depósito, en el mismo entorno de ese tipo de algo, pero la responsabilidad ya no es de la oficina productora, es del archivo. También tenemos que tener en cuenta que, una vez que se produce la transferencia, la oficina productora sigue teniendo derecho de acceso a esos expedientes cuya responsabilidad se ha transferido, pero derecho de acceso solamente en el modo de lectura, no puede tocar nada. La responsabilidad es del archivo.

Bien, teniendo esto en cuenta, en política de transferencia al archivo, vemos que en este desplegable hay tres posibilidades. Manual, automático de inmediato y automático tras equis. Si seleccionamos manual, significa que los expedientes finalizados por la oficina no se van a transferir automáticamente al archivo.

Su responsabilidad, quiero decir. Hace falta una inspección visual, una inspección con las normas que determine el archivero, pero no va a haber un proceso automático. A diferencia de lo que sucede si seleccionamos la opción automático e inmediato.

Si configuramos los expedientes, en este caso los de contrato administrativo especial, para que se transfieran de manera automática e inmediata al archivo, una vez que se finalizan los expedientes, sin que la oficina productora tenga que hacer nada más y sin que el archivo tenga que hacer nada más, si lo hemos configurado aquí, esos expedientes finalizados se cerran para la oficina y pasan a ser responsabilidad del archivo automáticamente. Su estado cambia de responsabilidad de la oficina a responsabilidad del archivo. Y si seleccionamos la tercera opción, automático, tras 6 años, sucede lo mismo.

Se va a transferir automáticamente, sin ninguna intervención de la oficina ni del archivo, se va a transferir automáticamente a la finalización del expediente este archivo, pero no va a ser de manera inmediata. Va a ser basado un plazo que vamos a determinar en el campo inferior, por ejemplo 5 años. ¿De acuerdo? Con la política de archivo, lo que se hace es determinar de eso que hemos transferido de la oficina al archivo, qué es lo que tiene valor para ser conservado a largo plazo y eso sin que haya, o sí puede que haya, movimiento físico, depende del archivo final y de la organización que sea.

Lo que sí merece la pena es conservar a largo plazo porque si se ha determinado, se configura también. Las opciones son las mismas que en el caso de la transferencia. Puede ser manual, un archivado manual, con inspección por parte del archivo.

Puede ser un archivado automático, una vez que se pasa a la consejería del archivo, también se archiva automáticamente porque se sabe que tiene valor a largo plazo o automático, tras X años, porque el archivo quiere realizar determinadas operaciones sobre esos expedientes o por cualquier otro motivo. Una vez que hemos configurado la transferencia y o el archivo, no tiene por qué ser simultáneo, puede darse en momentos diferentes del tiempo las dos configuraciones, pincharíamos en guardar y ya tendríamos las transferencias configuradas.