SEFACE - Cómo crear una factura electrónica desde FACE

CURSO SEFACE
En el registro contable de facturas es donde nosotros tenemos las facturas electrónicas que nos van entrando. ¿Qué pasa? Que hay que actualizarles el estado, hay que decir las que están pagas y las que no están pagas. Si no tenemos enlazado esto con nuestra contabilidad, pues lo tenemos que hacer a mano.

Tenemos que entrar aquí y decirle esta está pagada, esta también, esta también. ¿Para qué? Pues para que en FASE, que es el punto de entrada único de facturas, pues se actualice esa información y a su vez FASE informa al proveedor de que esa factura está pagada, porque cada vez que cambiamos el estado de una factura, pues se le envía un correo al proveedor diciéndole que su factura ha cambiado de estado. Entonces se supone que esto pues hay que llevarlo más o menos al día para que las facturas estén actualizadas.

Conforme entran, sabéis que se guardan aquí en una bandeja que pone pendientes de verificar. Entonces en este caso, por ejemplo, tenemos 642 facturas pendientes de verificar. Entonces yo lo pongo como ejemplo de que, claro, si se van dejando ahí y no se hace nada con las facturas, pues sí, las vamos pagando y tramitando con nuestra contabilidad, pero ahí se quedan sin tocar y, claro, pues en FASE están a todos efectos como si no estuvieran pagadas.

Entonces, pues desde aquí, ya sabéis que al entrar aquí, si entramos aquí en la bandeja correspondiente, podemos marcarlas y podemos rápidamente o las verificamos para que pase al siguiente estado o directamente le ponemos como pagadas. Aquí dándole a asignar otro estado, que no tengo que seleccionarla, pues le ponemos el estado que queramos de todos los estados posibles que tiene una factura. Sabéis que pasa de verificada a autorizada, de autorizada a conformada y, bueno, en los ayuntamientos que son medianos, pues se supone que cada servicio gestiona sus facturas.

Entonces, en un primer paso, la factura llega y quien lleva la contabilidad, digamos, le asigna un servicio a esa factura para que el responsable de ese servicio se descargue la factura, la compruebe, la autorice, etcétera. O sea que esto se puede también gestionar por departamentos para que no lo lleve una misma persona todas las facturas, en el caso de que sean muchas. Entonces, los departamentos de aquí, del sistema de facturas, son los mismos departamentos que se utilizan en el SEGRA.

Bueno, yo simplemente decir que a la hora de gestionar estas facturas y ponerlas como pagadas, si se nos van acumulando muchas, pues se va a habilitar próximamente un sistema para, digamos, igual que existe el portafirmas, en el SEFICU va a haber un portafacturas. De manera que nosotros vamos a ir metiendo facturas al portafacturas y cuando las tengamos ya ahí todas juntas y podamos sacar listados de comprobación y tal y que cual, podemos pagarlas todas de golpe. Es una facilidad que se va a dar porque sé que hay gente pues que se le van acumulando y luego para encontrarlas y seleccionarlas uno a uno pues es un poco tedioso.

Aunque ahora mismo tenéis una herramienta que es cambio de estado masivo de facturas, donde podéis generar un ficherito con los números de facturas que queréis poner como pagadas, se las pasáis aquí, igual que lo que ha dicho José antes de un fichero separado por comas, un fichero de lotes, pues aquí podemos generar un lote de facturas y ponerlas todas como pagadas, las de ese lote, por ejemplo. Entonces, simplemente comentar que existe... Sí, lo que pasa es que aquí que tiene 642 facturas, aquí sabéis que tenéis unas columnas y podéis ordenar. Si le dais aquí a fecha registro, ordena por fecha registro.

Si le dais aquí a emisor, ordena por emisor. Las pones, las marcas, entonces, solo las de Iberdrola del año 2015 están pagadas. Las de Iberdrola del 2015 las marco todas y le cambio el estado de pago pagado y ya está.

Y aquí en listados podéis generar un listado de facturas de las de Iberdrola entre fechas. Esto genera un pdf y ese pdf cogéis los números, lo guardáis en un ficherito y decís págame estas, por ejemplo. Lo que pasa es que aquí, ya insisto en que si hay muchas, aquí te puedes perder.

Entonces, indicar que aquí están grabadas solo las facturas electrónicas que se van recibiendo diariamente. Si tenéis alguna pregunta y si no, pues ya decido el turno a mi compañero.